HFP Bandstahl GmbH
Wir hatten Microsoft 365 schon eine Zeit lang im Einsatz und stellten uns die Frage, ob im Lizenzumfang Tools enthalten sind, die uns bei der Lösung helfen können.
Vor der Einführung der neuen Lösung standen die Abteilungen Technische Entwicklung und Instandhaltung vor erheblichen Herausforderungen in der Projekt- und Aufgabenverwaltung. Die Nachverfolgung erfolgte über mehrere, parallel geführte Excel-Tabellen, die vor Besprechungen manuell aktualisiert werden mussten. Während in der Technikrunde regelmäßig alle zwei Wochen über aktuelle Themen gesprochen wurde, war die Projektbesprechung seltener angesetzt. Dies führte dazu, dass Aufgaben und Verantwortlichkeiten oft in Fließtextform unübersichtlich dokumentiert wurden, was eine schnelle Orientierung erschwerte. Die Excel-Tabellen waren auf dem internen Server gespeichert und somit war ein gleichzeitiger Zugriff von mehreren Benutzern nicht möglich.
Die manuelle Pflege der Tabellen nahm zudem viel Zeit in Anspruch und war fehleranfällig. Diese ineffizienten Prozesse führten dazu, dass Abstimmungen oft zeitaufwendig waren und wertvolle Ressourcen gebunden wurden.
Um diese Herausforderungen zu bewältigen, wandte sich die HFP Bandstahl GmbH an uns, mit dem Ziel, eine effizientere Softwarelösung zu finden.
In einem ersten Schritt wurde ein Entwurf für SharePoint-Listen erstellt, um eine zentrale und transparente Übersicht über alle Projekte, Aufgaben und Fristen zu gewährleisten.
Schnell wurde jedoch klar, dass eine reine Listenstruktur nicht ausreichte, um den gewünschten Automatisierungsgrad zu erreichen. Ein zentraler Wunsch war die Implementierung automatischer Benachrichtigungen bei Statusänderungen von Aufgaben. Dadurch sollte der Koordinator rechtzeitig informiert werden, ohne dass eine manuelle Pflege erforderlich wäre.
"In diesem Zuge entstand in Zusammenarbeit mit Starke und Reichert die Idee, eine maßgeschneiderte Power App zu entwickeln. Diese sollte nicht nur die Verwaltung und Nachverfolgung von Aufgaben erleichtern, sondern auch eine benutzerfreundliche und mobile Lösung für die Kollegen bieten.”
PowerApp Prototyping
In mehreren gemeinsamen Teams-Sitzungen mit den Beteiligten von HFP und Starke+Reichert wurde die Power App iterativ entwickelt und auf die spezifischen Anforderungen der Abteilungen Technische Entwicklung und Instandhaltung zugeschnitten.
Mit der neuen Power App können nun Aktivitäten erstellt werden, die als übergeordnete Einheiten verschiedene Aufgaben enthalten. Jede Aktivität wird mit relevanten Informationen versehen, darunter die zugehörige Abteilung, das betroffene Objekt, eine detaillierte Beschreibung, der aktuelle Status, die zuständige Besprechungsrunde sowie alle relevanten Termine. Zusätzlich können Verantwortliche, beteiligte Teammitglieder und benötigte Dokumente direkt hinterlegt werden. - SCREENSHOT Eingabemaske -
Für jede Aufgabe innerhalb einer Aktivität lassen sich ebenfalls ein Verantwortlicher, Termine, eine Beschreibung sowie ergänzende Anhänge und Notizen hinterlegen.
Um die Kommunikation und Nachverfolgung zu erleichtern, wurde außerdem eine Funktion integriert, mit der Informationen aus Aufgaben direkt an Teammitglieder gesendet werden können. Die App wurde in einem Teams-Kanal veröffentlicht und ist so jederzeit erreichbar.
Ein weiteres zentrales Feature der Lösung sind die automatischen Benachrichtigungen: Sobald eine Aufgabe den Status „Freigegeben“ bekommt, erhält der Aufgabenverantwortliche eine Nachricht per Mail, wenn die Aufgabe abgeschlossen wurde, erhält der Koordinator eine E-Mail. Dadurch entfällt die Notwendigkeit manueller Erinnerungen für diese Fälle.
Persönliches Aufgaben-Dashboard
Ergänzend dazu bietet die App die Übersicht „Meine Aufgaben“ als paralleles Dashboard. Diese Ansicht zeigt gezielt nur die Aufgaben mit Termin an, für die man persönlich verantwortlich ist, und erleichtert so die eigene Organisation. Gleichzeitig können auch die Aufgaben anderer Teammitglieder nach Status gefiltert werden, was insbesondere bei Vertretungen eine wertvolle Unterstützung darstellt.
Screenshots Power App
Die entwickelte Power App bietet zahlreiche Vorteile für die Abteilungen Technische Entwicklung und Instandhaltung. Dank der intuitiven und selbsterklärenden Benutzeroberfläche war der Einarbeitungsaufwand minimal, sodass die Teams die neue Lösung schnell und effizient in ihren Arbeitsalltag integrieren konnten.
Ein weiterer großer Pluspunkt ist die Flexibilität der App. Sie kann eigenständig angepasst und erweitert werden – was beispielsweise durch das Hinzufügen neuer Statusoptionen bereits umgesetzt wurde. Ein spezieller Filtermechanismus zum Beispiel erleichtert die Priorisierung von Aufgaben: Wichtige To-Dos werden durch ein vorangestelltes „|“ gekennzeichnet und können so bei der Volltextsuche schnell identifiziert werden.
Die Vielseitigkeit der Power App zeigte sich auch in ihrer Wiederverwendbarkeit. Aufgrund der positiven Erfahrungen wurde sie bereits geklont und für zwei weitere Projektmanagementaufgaben innerhalb der Unternehmensgruppe adaptiert.
Neben der technischen Lösung selbst überzeugte auch die Zusammenarbeit mit Starke+Reichert. Durch eine einfache und direkte Kommunikation konnten Fragen schnell geklärt und Probleme zeitnah behoben werden. Zudem bleibt die App durch ihre offene Struktur erweiterbar, sodass zukünftige Anpassungen problemlos umgesetzt werden können.